Компенсации – один из способов повышения заработной платы сотрудникам.
Зачастую перед руководством каждой компании встает вопрос о повышении зарплаты сотрудникам или о выплате им дополнительного дохода. При этом любой работодатель предпочел бы, чтобы такие доходы не облагались страховыми взносами, НДФЛ, а также полностью учитывались при расчете налога на прибыль.
Выплата различного рода компенсаций является одним из самых распространенных способов снижения так называемых зарплатных налогов. В этом случае часть зарплаты сотрудника заменяется выплатой какой-либо компенсации, к примеру, за использование работником личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).
В статье 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) приведен перечень вознаграждений, которые прямо освобождены от обложения страховыми взносами. К ним, в частности, относятся государственные пособия, суммы единовременной материальной помощи, командировочные расходы, стоимость форменной одежды, оплата медицинской страховки, плата за обучение по основным и дополнительным профессиональным программам.
При этом в пункте 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ содержатся самые распространенные виды компенсационных выплат. К примеру, выплаты, связанные с увольнением работников, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья.
Кроме того, в подпункте «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ указано на то, что компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, также не облагаются страховыми взносами. На практике компании нередко сталкиваются со сложностями при квалификации той или иной компенсации, выплачиваемой в пользу работника.
Однако данная формулировка позволяет отнести к необлагаемым выплатам суммы, которые прямо не поименованы в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Это могут быть компенсации сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Немаловажно, что в постановлении от 14.05.13 № 17744/12Президиум ВАС РФ пришел к выводу о недопустимости обложения страховыми взносами выплат социального характера, которые компания производит в пользу своих работников.
Напомним, что в статье 165 ТК РФ установлены обязательные виды компенсаций, на которые имеют право все сотрудники. В то же время компания вправе предусмотреть и иные компенсации, которые устанавливаются индивидуально (ст. 57 ТК РФ). Например, компенсация работнику процентов по кредиту на приобретение жилья (абз.3, 15 ч. 2 ст. 41 ТК РФ, п. 13 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Отметим, что большинство компенсаций, которые компания выплачивает своим сотрудникам, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это в том числе и суммы страховых премий, которые компания платит по договорам добровольного медицинского страхования, заключенным в пользу своих сотрудников.
Однако в отношении некоторых компенсаций предусмотрены определенные ограничения. Так, сумма необлагаемых суточных за каждый день командировки на территории России составляет 700 рублей, при загранкомандировках — 2500 рублей (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Компенсация процентов по ипотечному кредиту в целях обложения НДФЛ не может превышать 3 процентов от суммы расходов на оплату труда (п. 40 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, некоторые виды компенсаций уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах норм. К примеру, затраты на добровольное медицинское страхование учитываются при расчете налога на прибыль в размере, не превышающем 6 процентов от суммы расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).
Компенсация за использование легкового автомобиля сотрудника (ст. 188 ТК РФ) учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Так, для легковых автомобилей установлены нормы в зависимости от рабочего объема двигателя (постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, то норма компенсации составит 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации составляет 600 рублей. Причем компенсации за использование личных грузовых автомобилей и микроавтобусов можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 18.03.10 № 03-03-06/1/150).
Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92, предназначены только для расчета налога на прибыль. Компенсация за использование легкового автомобиля не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, зафиксированных в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Такой подход разделяют и контролирующие ведомства (письма Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538–19, ПФР от 29.09.10 № 30–21/10260, ФСС России от 17.11.11 № 14-03-11/08–13985).
Снизить зарплатные налоги можно и с помощью выплаты компенсации за использование работником личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Таким имуществом может быть телефон, компьютер, факс. Причем при использовании личного имущества в интересах общества работнику возмещаются расходы, связанные с его эксплуатацией (к примеру, приобретение расходных материалов).
Сумма компенсации и возмещение расходов не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в пределах норм, зафиксированных в трудовом контракте или приложении к нему (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Причем при расчете налога на прибыль компенсация за использование личного имущества и выплаты, связанные с его эксплуатацией, учитываются в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина Россииот 15.08.05 № 03-03-02/61, от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Что касается компенсации процентов по ипотечному кредиту, то указанные расходы для целей налогообложения прибыли признаются в размере, не превышающем 3 процентов от суммы расходов на оплату труда (п. 24.1 ст. 255 НК РФ).
Наконец, сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, работодатель должен возмещать затраты, связанные со служебными поездками. В частности, это расходы по проезду, найму жилья, суточные (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ). Сумма возмещения признается компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным или трудовыми договорами (абз. 11 подп. 3 п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 25.10.13 № 03-04-06/45182, ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@).
Причем к суточным, которые выплачиваются сотрудникам при разъездном характере работы, не применяются ограничения, установленные для таких выплат при командировках (письма Минфина России от 05.07.13 № 03-04-06/25956, от 07.06.11 № 03-04-06/6–131). Более того, выплаты за разъездной характер работы уменьшают налоговую базу по прибыли в размере фактических затрат. И учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 18.08.08 № 03-03-05/87). В таком случае выплаты не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406–19).
Основным преимуществом замены части зарплаты компенсациями является значительное снижение фискальной нагрузки, а основным недостатком — необходимость подготовить качественный пакет подтверждающих документов. Кроме того, многие компании опасаются, что их действия привлекут повышенное внимание со стороны контролеров.
Служебная записка от сотрудника о необходимости использования личного имущества в производственных целях поможет подтвердить деловую цель выплаты компенсации еще на стадии ее назначения. Для снижения налоговых рисков главное — приложить документы, подтверждающие право собственности сотрудника на имущество, а также использование объекта в производственных целях.
Для избежания претензий со стороны фискалов желательно установить суммы компенсаций за использование личного имущества не выше рыночной стоимости аренды аналогичных объектов. Возможно, организации не стоит сильно завышать сумму компенсации за использование личного транспорта. Поскольку компенсация по легковым автомобилям для целей расчета налога на прибыль ограничена пределом в 1500 рублей. В то же время в отношении остального имущества, в том числе и по грузовому транспорту, таких ограничений нет.
Если сотрудник трудится на дому, то такая работа заранее предполагает использование для выполнения трудовых функций его личного оборудования. В таком случае сумма компенсации может быть очень существенной. К примеру, при дистанционной работе можно учесть даже приобретение лицензионного программного обеспечения, установленного на компьютер, используемый в рабочих целях (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы указанные расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Размер компенсации за использование личного имущества целесообразно определить исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации (Классификация, утвержденная постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1). При расчете суммы компенсации также желательно учитывать степень износа имущества. В противном случае у контролеров будут основания полагать, что затраты на выплату компенсации экономически не обоснованы (письмо Минфина России от 02.11.04 № 03-05-01-04/72).
Отметим также, что если имуществом будет реально пользоваться сторонний человек, а не сотрудник, которому выплачивается компенсация, то это усилит налоговые риски компании. Если компания на систематической основе выплачивает значительные суммы компенсации за задержку заработной платы, то у нее могут возникнуть проблемы с учетом таких расходов для целей исчисления налога на прибыль.
Материальную помощь, которая не облагается страховыми взносами в пределах 4 тыс. рублей за расчетный период (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ), также желательно не выплачивать поголовно всем сотрудникам каждый квартал. Конечно, разовая выплата различных видов компенсаций намного безопаснее, и если выплачивать их в течение длительного времени, то налоговая экономия будет значительной.