ООО «АФ ГНК»  представляет из себя динамично развивающуюся компанию, входящую в группу MGL GNK group.

Оказывает услуги по архивной обработке и переплету документов. В штате ООО «АФ ГНК» квалифицированные и опытные специалисты (архивисты, переплетчики), имеющие соответствующий уровень образования. Деятельность нашей архивной компании основывается на соблюдении российских стандартов, предусмотренных для архивной обработки документов.

Кому и когда актуальна наша услуга?

  • Кадровым отделам и служащим. Архивация документов длительного хранения по заработной плате обязательна по закону.
  • При ликвидации компании. Ликвидировать организацию невозможно без справки из государственного архива о том, что документы соответствующим образом архивированы и утверждены.
  • Всем, кто не хочет переплачивать за хранение документов. А также тем, кому важно иметь быстрый доступ ко всем документам компании. Государственным учреждениям.
  • Всем, у кого есть потребность в списании и уничтожении документов.

Какие документы подлежат обязательному архивированию?

  • Учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
  • Распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
  • Документы, относящиеся к личным делам работников компании, в .т.ч. и документы по начислению заработной платы, причем они хранятся не меньше 50 лет;
  • Бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  • Специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.

При архивации документов очень важный этап составляет правильное оформление дела, а именно прошивка в жесткую картонную обложку, с тканевой оклейкой корешка. Так же не стоит забывать про составление описи к архивируемым документам, где будут указаны такие параметры, как: полное название, крайние даты дела, количество листов, срок хранения.

 

Мы предлагаем следующую последовательность выполнения работ:

Шаг 1

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел

просмотр документов и дел для определения принадлежности их к той или иной структурной части фондообразователя, экспертиза научной ценности, уточнение сроков хранения документов по перечню, группировка по их структурным частям.

Шаг 2

Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации

просмотр дел и документов для определения исторической и научной значимости и фондовой принадлежности, установление исторических и логических связей, хронологического периода деятельности фондообразователя, выделение непрофильных материалов.

Шаг 3

Научно-техническая обработка дела.

изучение документов, отбор и группировка по вопросам; систематизация по датам; выделение дублетных документов; систематизация документов по личному составу – по алфавиту, в пределах каждой группы – по фамилиям, формирование дел; выделение из ранее сформированных дел, не относящихся  к ним документов, присоединение их к соответствующим делам или формирование новых дел с последующей систематизацией в них документов. Редактирование заголовка дела.

Шаг 4

Нумерация листов в деле.

Шаг 5

Переплет дела.

переплет дела из материала Исполнителя/Заказчика в соответствии с ГОСТом в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка, изъятие скрепок, сборка и выравнивание блоков, сшивка, оклейка блоков и др.

Шаг 6

Оформление обложек дел. Простановка архивных шифров, штампов.

написание на обложке дела наименования и переименования фондообразователя, структурных частей, заголовка дела, крайних дат, объема дела. Составление заверительной надписи в делах с указанием номера дела, расшифровкой количества страниц, даты и архивного работника.

Шаг 7

Оформление описи дел.

составление заглавного листа, оглавления, итоговой записи и заверительной записи; нумерация листов в описи.

Шаг 8

Составление предисловия к описи дел.

изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов для определения дат создания, особенностей образования, переименования, изменения структуры, функции и места в системе учреждений; получение сведений НСА к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов; составление текста предисловия)

Шаг 9

Составление исторической справки на фонд.

просмотр исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда для определения дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фонообразователя; выяснение его структуры, функций и места в системе организации, характера и состояния документов, написание и редактирование справки.

Шаг 10

Выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Составление акта.

определение научной и практической ценности документов с целью установления сроков их хранения согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).  Составление и оформление акта.

сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

 

Шаг 11

Вывоз документов на утилизацию.

погрузочно-разгрузочные работы, сдача документов на утилизацию и подписание акта об уничтожении.

Шаг 12

Согласование на ЦЭПК архивной описи.

согласование на ЦАПК архивной описи и акта на уничтожение дел с истекшими сроками хранения в архивах г. Москва и Московской области. Передача сформированных дел в архив.

Статьи по данной теме